Formatierungsrichtlinien für Abschlussarbeiten
Die häufigsten Fehler beim Formatieren
Das optische Erscheinungsbild Ihrer Abschlussarbeit beeinflusst nicht nur den Gesamteindruck, sondern oft auch die Benotung. Sind Sie mit den Formatierungsrichtlinien vertraut? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fehler Sie vermeiden sollten, um Ihre Bachelor- oder Masterarbeit bestmöglich zu präsentieren.
Von Gastautorin Lisa Christen, M. Sc. Psych.
31. Januar 2023 • Expertentipps für Abschlussarbeiten
Die sorgfältige Fertigstellung Ihrer Qualifizierungsarbeit ist von großer Bedeutung und sollte nicht vernachlässigt werden – auch wenn die Zeit drängt. Neben den häufigsten Fehlern beim Schreiben einer Abschlussarbeit gibt es wichtige Aspekte der Formatierung, die Sie vor der Abgabe unbedingt beachten sollten.
Wenn Ihr Layout einheitlich ist und den Richtlinien entspricht, hinterlässt Ihre Arbeit einen positiven Eindruck bei den Prüfenden. An vielen Hochschulen fließt die Formatierung sogar in das Benotungssystem ein. Um sicherzustellen, dass Ihre Bachelor- oder Masterarbeit den Anforderungen gerecht wird, sind im Folgenden die häufigsten Formatierungsfehler aufgeführt, die Sie auf jeden Fall beheben sollten.
Fehler 1
Uneinheitliche Abbildungen und Tabellen
Viele Fehler passieren bei der Gestaltung von Abbildungen und Tabellen. Stellen Sie sicher, dass die Schriftgröße einheitlich und korrekt eingestellt ist, sodass alle Wörter und Zahlen auch lesbar sind. Vermeiden Sie, Abbildungen als Screenshots oder Scans einzufügen, da dies häufig die eben genannten Fehler verursacht. Schöner ist eine einheitliche Gestaltung, indem Sie Tabellen und Abbildungen, z. B. in Excel oder als SmartArt in Word, selbst erstellen.
Bleiben Sie bei einem Farbschema oder verwenden Sie Grautöne. Häufig sind Abbildungen und Tabellen zu bunt für eine wissenschaftliche Arbeit. Beachten Sie außerdem die Ausrichtung auf der Seite. Am übersichtlichsten ist es, wenn die Tabelle oder Abbildung von einem Seitenrand zum anderen (und nicht darüber hinaus!) verläuft. Bei kleinen Abbildungen kann auch eine linksbündige oder mittige Ausrichtung sinnvoll sein. Wichtig ist, dass Sie in der Ausrichtung und der Größe der Abbildungen einheitlich bleiben.
Fehler 2
Unterschiedliche Abstände im Textverlauf
Uneinheitliche Abstände bei Absätzen, vor und nach Überschriften sowie vor und nach Abbildungen und Tabellen können den Lesefluss stören. Anstatt leere Zeilen mit der Enter-Taste einzufügen, sollten Sie die Abstände auf eine feste Größe einstellen („Layout > Absatz > Abstand vor/nach“).
Laut den Formatierungsrichtlinien der American Psychological Association (APA, 2020) und der Deutschen Gesellschaft für Psychologie (DGPs, 2019) sind keine zusätzlichen Abstände zwischen den Absätzen vorgesehen, da die erste Zeile jedes Absatzes eingerückt wird.
Abweichend davon wird häufig ein Abstand von 6 Punkt zwischen den Absätzen gewählt, um die Lesbarkeit zu verbessern. Um sicherzustellen, dass auch wirklich alle Absätze die gleichen Abstände aufweisen, nutzen Sie die Formatvorlagen.
Was sind Formatvorlagen?
Formatvorlagen helfen Ihnen, Formatierungen einheitlich zu gestalten und einfach zuzuweisen. Außerdem benötigen Sie Formatvorlagen für die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses. In Word finden Sie unter „Start“ eine Auswahl an Formatvorlagen, die Sie anklicken können, um sie einem Absatz zuzuweisen, z. B. „Beschriftung“ für die Abbildungsbeschriftung.
Sie können die Formatvorlagen einzeln auf Ihre Vorgaben anpassen, indem Sie nach einem Rechtsklick auf „Ändern“ klicken. Dort können Sie z. B. Schriftart, Schriftgröße, Fettdruck, Ausrichtung sowie Nummerierung, Abstände vor und nach den Absätzen und die Silbentrennung festlegen. Bei Bedarf können Sie auch eigene Formatvorlagen erstellen.
Fehler 3
Enter, Enter, Enter
Das ständige Drücken der Enter-Taste, um z. B. eine Überschrift auf eine neue Seite zu verschieben, ist nicht nur mühsam, sondern auch unpraktisch bei Änderungen. Dafür gibt es Seitenumbrüche in Word („Layout > Seite einrichten > Umbrüche“).
Zerteilt sich eine Tabelle auf zwei Seiten, weil sie am Ende einer Seite steht? Markieren Sie die komplette Tabelle und wählen Sie unter „Start > Absatz > Zeilen- und Seitenumbruch“ die Optionen „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ sowie „Diesen Absatz zusammenhalten“.
Auch hier sind die Formatvorlagen von Nutzen. So können Sie bei den Überschriften der ersten Ebene (Formatvorlage „Überschrift 1“, z. B. bei 1 Einleitung) die Funktion „Seitenumbruch oberhalb“ aktivieren. Jede Überschrift erster Ebene rückt dann automatisch auf eine neue Seite.
Fehler 4
Falsch platzierte Abbildungen
In wissenschaftlichen Arbeiten dürfen Abbildungen nicht mitten im Text platziert werden, sodass der Text z. B. rechts verläuft. Setzen Sie immer einen Absatz hinter einer Abbildung.
Auch dürfen die Abbildungen und Tabellen nicht mitten in einem Satz oder Abschnitt stehen. Sie werden immer hinter dem Absatz eingefügt, in dem auf sie verwiesen wurde.
Fehler 5
Falsch nummerierte Seitenzahlen
In der Regel erhält das Deckblatt keine Nummerierung, während die Verzeichnisse und das Abstract römisch nummeriert werden. Ab dem ersten Kapitel werden dann fortlaufend arabische Seitenzahlen verwendet. Je nach Hochschulvorgaben (oder APA-Richtlinien) können aber auch alle Seiten arabische Zahlen erhalten. Prüfen Sie daher unbedingt Ihre Vorgaben!
Fehler 6
Unnummerierte Überschriften
Ein häufiger Fehler in der Gliederung besteht darin, Überschriften einzufügen, die im Gegensatz zu den anderen nicht nummeriert sind. Wenn es sich lediglich um einzelne Absätze handelt, können Sie möglicherweise auf die Überschriften verzichten, damit die Gliederung nicht zu kleinteilig wird. Andernfalls sollten alle Überschriften einheitlich formatiert und nummeriert werden.
Bitte beachten Sie: Nach den Richtlinien der APA (2020) und der DGPs (2019) werden Überschriften nicht nummeriert. Die jeweilige Ebene wird durch die Formatierung der Überschriften kenntlich gemacht.
Fehler 7
Mängel im Literaturverzeichnis
Auch wenn Sie eine Literaturverwaltungssoftware verwenden, werden ungewöhnliche Quellenarten oder spezielle Zitierstile teilweise nicht korrekt angezeigt. Prüfen Sie zum Abschluss unbedingt das Literaturverzeichnis!
Schaffen Sie mit Absätzen oder Einrückungen Übersichtlichkeit, sodass Quellen schnell gefunden werden können. Beachten Sie dabei unbedingt die Vorgaben Ihrer Hochschule.
Fehler 8
Unbeachtete Vorgaben der Hochschule
Setzen Sie allgemeine Empfehlungen, wie eine Schriftgröße von 12 Punkt, einen Zeilenabstand von 1,5 oder die Textausrichtung im Blocksatz sowie Silbentrennung, niemals ohne sorgfältige Prüfung um. Jede Hochschule, oft jedes Fachgebiet und manchmal sogar jeder Dozent oder jede Dozentin hat unterschiedliche Vorgaben. Lesen Sie diese also gründlich und gehen Sie sicher, dass Sie sich auch an alle Punkte gehalten haben.
Literatur
American Psychological Association (2020). Publication manual of the American Psychological Association (7. Aufl.). Washington, DC: American Psychological Association.
Deutsche Gesellschaft für Psychologie (2019). Richtlinien zur Manuskriptgestaltung (5. Aufl.). Göttingen: Hogrefe.
http://doi.org/10.1026/02954-000